De zorgvuldige voorbereiding en het voortvarende tempo waarmee Schinnen de informele aanpak in haar organisatie implementeerde springt er voor de jury echt uit. Schinnen werkt sinds 2011 met de informele aanpak binnen bezwaar en heeft dit in 2012 uitgebreid naar het primaire proces in de domeinen Wabo, Zorg, en Belastingen. Alle zaken worden aangevlogen met de informele aanpak en de resultaten zijn verbluffend. Niet alleen loopt het aantal bezwaarzaken terug met 50%, maar ook het slagingspercentage loopt per jaar omhoog naar 80% in 2012. De betrokkenheid bij het proces is zowel bij ambtenaren als management en bestuur zeer groot. Ook het feit dat er nadrukkelijk een plek is ingeruimd voor effect- en resultaatmetingen om het lerend vermogen van de organisatie te versterken, maakt de jury erg enthousiast.

Wij spraken projectleider Raymond Partouns en vroegen hem:

Hoe ‘viel’ de award in de organisatie?

De organisatie is heel trots op het winnen van deze award. Het is een beloning na hard werken. Collega’s en bestuurders zijn zeer betrokken bij het proces en er is nauw persoonlijk contact. Tijdens en in de uren na het congres stond mijn telefoon niet stil, van collega’s tot aan de burgermeester, iedereen wilde weten hoe het was gegaan en hun felicitaties overbrengen. Er is binnen de organisatie uitgebreid getrakteerd op gebak. 

Wat heb je gemerkt aan effect van de award in je eigen organisatie en in je omgeving?

Binnen onze eigen gemeente is het effect positief: echt een boost voor de motivatie. Voor het samenwerkingsverband VONSS (Voerendaal, Onderbanken, Nuth, Simpelveld, Schinnen) werkt de award als extra stimulans om in 2014 concreet aan de slag te gaan met de informele aanpak binnen de de afzonderlijke organisaties. Het winnen van de award is in dit samenwerkingsverband ook op het hoogste managementniveau gecommuniceerd. Concreet ben ik uitgenodigd om bij de gemeente Simpelveld een presentatie te komen geven over de opzet en ervaringen met de informele aanpak. Maar ook buiten het samenwerkingsverband ben ik al benaderd voor het geven van presentaties. Daarnaast probeer ik momenteel een slepend conflict binnen buurgemeente Nuth vlot te trekken. Een eerste bespreking in dat kader bleek voor iedereen een prachtige eye-opener te zijn over wat de informele aanpak kan betekenen voor het oplossen (en liever nog het voorkomen) van conflicten. 

Wat is het geheim van het succes van Schinnen? 

Kort gezegd: de pragmatisch houding waarmee men in de zee van de informele aanpak is gesprongen. ‘Gewoon doen!’ is het motto van de gemeente Schinnen. Blijf niet aan de kant staan filosoferen, maar spring, doordacht, in het diepe en je krijgt het meeste voor elkaar. 

De ruimte voor deze pragmatische houding creëert Schinnen door het opstellen van een gedegen plan van aanpak en een punctuele opvolging daarvan. Hierin staat uitgebreid beschreven wat de voorwaarden zijn voor een succesvolle uitrol in de organisatie. Voorbeelden zijn:

• steun van management en bestuur door een constante en transparante communicatie, 
• een andere grondhouding van medewerkers door training, kennisoverdracht en ruimte voor het uitwisselen van ervaringen, maar zeker ook 
• een reële inschatting van de tijd en ruimte die nodig is en last but not least 
• een goede monitoring om de resultaten inzichtelijk te maken. 

Raymond keek ook bewust naar hoe de voorlopers binnen de informele aanpak hun projecten aanpakten en plukte daar de vruchten van. Deze manier van werken zorgt ervoor dat de informele aanpak in Schinnen het succes is dat het is. 

Wat zijn je concrete plannen en ambities voor 2014?

Voor de gemeente Schinnen: doorgaan op dezelfde weg en de informele aanpak levend houden. Binnen het samenwerkingsverband ligt de nadruk op de startfase. In 2013 moet er nog voor iedere gemeente afzonderlijk een plan van aanpak komen en een gezamenlijke visie. Het samenwerkingsverband wil daarbij het tempo en de volgorde aanhouden die in de gemeente Schinnen al succesvol bleek: in 2014 de implementatie in de bezwaarfase (op alle domeinen), gevolgd door de primaire fase in 2015 (ook weer op alle domeinen).